Documentos necessários para escritura

[Algumas referências: Provimento CNJ nº 61/2017; Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil); Decreto-lei nº 147, de 03/02/1967 (Dívida Ativa da União); Lei Federal nº 13.105/2015 (Código de Processo Civil); Lei Federal nº 6.015/1973 (Lei dos Registros Públicos – LRP); Lei Federal nº 13.097/2015, que alterou a Lei nº 7.433/1985 (docs. para lavratura de escritura); Parecer Normativo da CGJ/SP, de 16/01/1986; Lei Estadual nº 10.705/2000, alterada pela Lei nº 10.992, de 21/12/2001 – (ITCMD); Comunicado 02/2002 da CGJ/SP (Certidão da JT); Portaria nº 21 do M.R.Agr. e Instr. Especial nº Incra-2; Provimento CNJ nº 161/2024].

         Favor ler com atenção. Se houver dúvida não deixe de pedir os esclarecimentos ao seu Tabelião.

 

1. DADOS PESSOAIS DAS PARTES – outorgantes e outorgados:

Nome, RG, CPF, Profissão, Estado Civil, Data do Casamento, Regime de Bens adotado, Endereço, E-mail, Telefone; e apresentar fotocópias dos documentos pessoais: RG ou CNH, etc.

Apresentar original ou fotocópia autenticada da certidão de casamento atualizada (máximo 90 dias) e, se houver, a Escritura de Pacto Antenupcial com a Certidão do Registro (Livro 3 – Auxiliar) do Registro de Imóveis do 1º domicílio do casal).

Pode ser a certidão digital, obtida em: https://www.registrocivil.org.br/

Se Solteiro(a) apresentar Certidão de Nascimento atualizada (máximo 90 dias).

Igualmente, pode ser a certidão digital, obtida em: https://www.registrocivil.org.br/

1.1. Transcrição de Casamento realizado no exterior:

Para casamento de pessoa brasileira com pessoa estrangeira, a certidão do casamento e averbação de divórcio deverá estar Transcrita no Cartório de Registro Civil do Primeiro Domicílio das partes.

Conforme Enunciado 5.949 da “I Jornada de Direito Notarial e Registral” de 05 de agosto de 2022:

“É possível a averbação, diretamente perante o Registro Civil de Pessoas Naturais, do divórcio consensual decretado no exterior, independentemente de intervenção judicial, cabendo ao interessado providenciar a homologação, pelo Superior Tribunal de Justiça, apenas dos demais capítulos da sentença estrangeira, tais como alimentos, partilha de bens e guarda (Artigo 961, §§ 2º e 5º, CPC/2015)”.

ATENÇÃO:

a-) Se uma das partes (seja vendedor ou comprador) não mantiver União Estável, apresentar “Certidão Negativa de Registro de União Estável”, fornecida pelo Primeiro Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas do domicílio do interessado. Na cidade de São Paulo (Capital): https://cartoriosesp.com.br/

b-) Se uma das partes (seja vendedor ou comprador) mantiver União Estável, apresentar o Contrato que Regulamentar a União Estável (escritura pública ou particular), que deverá estar registrado em dois locais, a saber:

No 1º Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais da sede (Livro “E”); e no Cartório de Registro de Imóveis do 1º domicílio dos conviventes (Livro 3 – de Registro Auxiliar).

2. CERTIDÃO DE PROPRIEDADE C/ NEGATIVA DE ÔNUS E ALIENAÇÕES, do Registro de Imóveis, atualizada (máximo 30 dias), EM NOME DO(S) OUTORGANTE(S);

Pode ser a certidão digital, obtida em: https://www.registradores.org.br/

Atenção – Toda certidão digital deve ser assinada pelo responsável, com certificado digital padrão ICP-Brasil.

(Certidão assinada digitalmente, não é igual a certidão digitalizada/ escaneada)!

3. CARTELA DO IPTU (original ou fotocópia) do ano 2025 ou Certidão de Valor de Referência do Imóvel (ou Certidão de Valor Venal) para o período dentro do exercício de 2025, emitida pela Prefeitura Municipal.

4. INFORMAR O PREÇO DO NEGÓCIO ENTABULADO, FORMA, E AS CONDIÇÕES DO PAGAMENTO:

Exemplo: Preço da Venda e Compra e a forma do pagamento

   4.1. Na menção a transferências bancárias (TED/PIX), devem ser especificados dados bancários que permitam identificação inequívoca das contas envolvidas, tanto de origem quanto de destino dos recursos transferidos, bem como dos seus titulares e das datas e dos valores das transferências.

    4.2. Na referência a cheques, devem ser especificados os seus elementos de identificação, as informações da conta bancária de origem e de eventual conta de destino dos recursos correspondentes e dos seus titulares, bem como a data e os valores envolvidos.

Se houver “Contrato Particular de Compromisso” a ser mencionado na escritura: fornecer uma fotocópia do instrumento (devidamente assinado pelas partes), que permanecerá arquivado no Tabelionato.
Se for declarado genericamente: “preço pago anteriormente” – também será necessário informar: data, modo, condições, etc.

            5. PESSOAS POLITICAMENTE EXPOSTAS:

Informar se os envolvidos no negócio jurídico, bem como seus familiares e estreitos colaboradores, são ou não são pessoas politicamente expostas (PPE), que desempenhem ou desempenharam, nos últimos cinco anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes.

             6. CERTIDÕES PESSOAIS DOS TRANSMITENTES (Vendedores etc.):

Veja com mais detalhes a observação (letra “B”) ao final quanto às certidões a seguir elencadas, que poderão ser dispensadas pelo outorgado.

6.1. CERTIDÃO DE DISTRIBUIÇÃO DO TJ-SP:

Cível: http://www.tjsp.jus.br/Certidoes/Certidoes/CertidoesPrimeiraInstancia e

Criminal: http://www.tjsp.jus.br/Certidoes/Certidoes/CertidoesPrimeiraInstancia

6.2. RECEITA FEDERAL e PGFN:

https://idg.receita.fazenda.gov.br/interface/lista-de-servicos/certidoes-e-situacao-fiscal/certidao-de-regularidade-fiscal/certidao-de-regularidade-fiscal-pessoa-fisica/servico

6.3. CERTIDÃO UNIFICADA DA JUSTIÇA FEDERAL:

https://certidao-unificada.cjf.jus.br/#/solicitacao-certidao

6.4. DEVEDOR TRABALHISTA (processos em andamento):

2ª Região São Paulo –

 http://aplicacoes9.trtsp.jus.br/certidao_trabalhista_eletronica/public/index.php/index/solicitacao ou

15º Região – interior de São Paulo – http://portal.trt15.jus.br/ceat

(Para as demais Regiões: http://www.tst.jus.br/justica-do-trabalho)

6.5. BANCO DE DADOS DE DEVEDORES TRABALHISTAS:

http://www.tst.jus.br/certidao

6.6. CERTIDÕES DE PROTESTOS DE LETRAS E TÍTULOS –

Serventias Extrajudiciais – em São Paulo, Capital, são 10 (dez) cartórios.

Saiba mais aqui: http://www.protestosp.com.br/

6.7. INTERDIÇÕES, TUTELAS E CURATELAS – do 1º Registro Civil de Pessoas Naturais da Sede.

LEMBRETES:

As certidões dos “Cartórios de Protestos de Letras e Títulos” deverão ser obtidas no local do imóvel e no domicílio das partes alienantes!

Se o imóvel tiver sido adquirido em período inferior a 20 (vinte) anos, apresentar, inclusive, as certidões referentes aos antecessores do(s) alienante(s).

Solicitar pesquisa de processo extinto e em andamento!

Em existindo ações fundadas em direito real ou pessoal sobre o imóvel negociado, deverão ser apresentadas, ao adquirente, certidões em que constem especificamente o objeto e o andamento do feito, a fim de, efetivamente, ser esclarecida a situação jurídica do imóvel. Não bastam, portanto, certidões de distribuição que não esclarecem as particularidades dos feitos ajuizados.

Ressalte-se que não é a idoneidade nem a condição patrimonial do transmitente que são objetivadas, mas sim a existência em trâmite de ações fundadas em direito real ou pessoal sobre o imóvel negociado.

       CERTIDÕES FISCAIS DO IMOVEL:

         a– Negativa de Débitos de IPTU, da PM;

       b– Negativa de Débitos Condominiais (quando for o caso), assinada p/ síndico (com firma reconhecida); e fotocópia autenticada da ata da assembleia de sua eleição.

       7. SE FOR PESSOA JURIDICA:

       Contratos/Estatutos Sociais de Constituição, alterações contratuais; atas de Assembleias, procurações, autorizações (quando for o caso) e cartão válido do CNPJ. Da transmitente: serão verificadas, via Internet, sua regularidade fiscal junto ao INSS e a RFB + P.G.F.N., com emissão da respectiva Certidão Conjunta Negativa de Débitos – CND.

     SE FOR PESSOA FÍSICA: (ver se se enquadra nos termos da Lei do INSS/ Receita Federal do Brasil, como empregador/ produtor rural).

         8. Observância do Art. 1.723 do CC (e Lei nº 9.278/1996), referentes à União Estável de Não Casados, quando o convivente, se houver, deverá comparecer ao Ato de Assinatura da Escritura Pública; ou, quando for o caso, o Solteiro, o Divorciado, o Separado ou o Viúvo deverá declarar expressamente que: “não estabeleceu convivência duradoura, pública e contínua, com objetivo de constituição de família”.

       9. Apresentar o título que deu origem ao registro (escritura, sentença judicial, formal de partilha, etc.), para que possa ser dirimida eventual dúvida e/ou retificado eventual erro do RI.

       10. Outros Documentos relacionados a IMOVEL SOB DOMÍNIO DA UNIÃO (aforamento): Laudêmio, Autorização do SPU; IMOVEL RURAL: Certificado de Cadastro de Imóvel Rural – CCIR, os 05 últimos ITRs pagos ou Certidão da SRF, Memorial Descritivo e A.R.T. (superior a 100HA), Autorização do INCRA (para estrangeiros), etc.

        11. Recolhimento do ITBI/ ITCMD.

      Quando a transmissão for onerosa o imposto é devido à Prefeitura Municipal da localidade, quando gratuita ao Governo do Estado.

OBSERVAÇÕES:

A- Eventualmente serão requeridos outros documentos, nos originais ou em fotocópias autenticadas, tais como: certidão de esclarecimento da PM (mudança de numeração, confrontações, etc.), talões de impostos prediais c/ antiga numeração, denominação de logradouro, área de construção, alvará de construção e/ou demolição, habite-se, plantas aprovadas, certificado de regularidade de edificação, CND/INSS, certificados de naturalização, alvarás de desdobros, edificação, demolição, certidões de casamento (c/ averbações ou não), de óbito, etc.

B– Quanto às certidões mencionadas no item “6”, no estado de São Paulo, elas poderão ser dispensadas pelo outorgado, o que Não é Recomendado; não obstante, em todas as hipóteses os outorgantes deverão prestar as declarações atinentes à Lei Federal nº 13.097/2015, mencionada no início desta.

C- Todas as partes envolvidas, no ato da assinatura da escritura, deverão comparecer no Tabelionato, munidas de suas Cédulas de Identidades e de seus cartões do CPF, nos Originais. Igualmente serão aceitos Passaportes, Carteiras de Ordens, de Conselhos, de Entidades, de Habilitação (Detran), desde que regulamentadas por lei e válidas em todo o território nacional.

A cédula de identidade (original) é o documento hábil para sua identificação, devendo permitir a confrontação da pessoa representada na fotografia com a pessoa do seu portador (evidentemente). Mantenha-a sempre em local seguro e apresente-a ao Tabelião de Notas ou à outras autoridades sempre que solicitado.

D- POUPE TEMPO:

Ao procurar o seu Tabelião para elaboração de escrituras procure apresentar todos os documentos que estiver em sua posse; e quando houver necessidade de uma segunda visita, traga novamente todos os documentos anteriormente apresentados; pois o exame isolado dos papéis (fora do conjunto) poderá prejudicar a elaboração da escritura, retardando a sua lavratura e assinaturas.

Ajude o Tabelião e poupe o seu tempo!